Définir vos objectifs

Comme pour tout projet professionnel, vous devez vous demander pour quelles raisons vous souhaitez construire une base de données marketing. Sans cette étape, vous risquez de construire une base de données qui ne vous convient pas.

Définir un modèle de base de données

Une base de données  de qualité est fondamentale pour conquérir et fidéliser vos clients et prospects, c’est pourquoi vous devez réfléchir attentivement à la structure de votre fichier.

Votre base de données doit en premier lieu être lisible, facile à utiliser et évolutive.

Concernant le contenu, prévoyez d’y ajouter les informations  basiques, c’est-à-dire : nom, prénom, adresse email et/ou numéro de téléphone du contact.

Vous pouvez aussi y ajouter des champs contenant des informations supplémentaires sur votre interlocuteur (âge, goûts, secteur géographique, historique des relations commerciales) ainsi que sur l’entreprise si vous êtes en BtoB (secteur d’activité, nombre de salariés dans l’entreprise, équipement de l’entreprise, principaux fournisseurs, concurrents, etc.).

En vous basant sur vos objectifs, vous devriez établir rapidement la liste des informations que doit contenir votre base.

Choisir le support

Les données doivent être stockées dans une base de données unique, centralisée, sécurisée, et facilement accessible par toutes les personnes concernées par son utilisation. Contrairement à un tableur (exemple de tableur : fichier Excel), votre base de données doit pouvoir être utilisée par plusieurs personnes en même temps.

Idéalement, vous devriez pouvoir définir plusieurs profils d’utilisateurs (administrateur, utilisateur standard, utilisateur avec un droit de consultation uniquement) et restreindre les accès en fonction de ces profils.

Pour gagner du temps, préférez l’utilisation d’une solution de Gestion de Contact pour automatiser certaines actions (gestion des doublons, extraction et insertion d’informations en masse etc.).

L’utilisation d’un CRM (comme INES CRM ou Sage CRM) vous permettra d’enregistrer et de segmenter vos contacts, mais aussi de planifier, gérer, et analyser des opérations commerciales.

Enrichir le fichier

Vous pouvez commencer par y importer toutes vos données clients et prospects qui sont actuellement éparpillées sur différents supports (Word, Excel, mail, post-it, classeur…), et y ajouter par la suite vos nouveaux contacts.

Installer un formulaire de contact sur votre site internet est un excellent moyen de récolter des adresses emails. Pour inciter les visiteurs à vous communiquer leurs coordonnées, proposez-leur une contrepartie (un livre blanc ou une réduction sur le prochain achat par exemple).

Pensez aussi à la coregistration qui consiste à collecter des adresses emails qualifiées en s’appuyant sur la mutualisation de la collecte entre différents sites ou partenaires commerciaux. 

Si vous envisagez d’acheter des fichiers, faites attention à la qualité de la base plus d’information à ce sujet, je vous invite à lire l’article Enrichir sa base de données CRM avec des fichiers externes  : fausse bonne idée .

Gérer la base de données

Sage, éditeur de logiciel de gestion, préconise de suivre les 5 règles suivantes.

Mieux vaut un seul fichier que dix.

Compilez tous les noms dans un fichier principal : ainsi vous pourrez supprimer les doublons et maintenir vos informations à jour de façon beaucoup plus efficace.

La taille n’est pas un critère fondamental

Un fichier de 400 noms triés sur le volet et d’enregistrements à jour vaut plus qu’un fichier de 5 000 informations sélectionnées au hasard et incomplètes. Avec un outil de CRM, vous pouvez séparer les informations de qualité des données brutes sans en perdre aucune. 

Améliorez l’efficacité de vos fichiers en utilisant plusieurs sources

Dans un outil de CRM, le suivi des sources est très simple. Plus vous élaguez et affinez votre fichier, plus sa qualité s’améliorera. De même, mettez régulièrement à jour les informations de vos fichiers pour augmenter leur utilité.

Créez des catégories

Toutes les informations d’une base de données doivent être catégorisées en termes de clients existants et passés, etc. Il est également conseillé de les classer par potentiel de vente futur à l’aide de notes de type A, B, C ou de toute autre légende pertinente. Avez-vous défini des catégories dans votre fichier ?

Les informations doivent être exploitables

Un nom de société sans aucun nom de contact associé ne sert pas à grand-chose. Récupérer le nom des interlocuteurs à contacter est une étape indispensable dans l’élaboration d’un fichier efficace. Dans votre fichier, combien de sociétés sont associées à des noms de contacts exploitables ?